Wieviel Inhalt passt auf eine Seite?

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Tod durch PowerPoint Präsentation. Wie man „beratungsresistente“ Referenten davon überzeugt, die eigenen Inhalte noch einmal zu überdenken.

Story

Eine Beratungsfirma hat sich um ein Projekt bei einem potentiellen Kunden bemüht. Nach mehreren Telefonaten und reger E-Mail Korrespondenz wurde das Projektteam eingeladen, beim Kunden zu präsentieren. In Vorbereitung für diesen Kundentermin setzte sich das Team mit einem Proposalexperten zusammen. Gemeinsam wurden die Unterlagen für die Präsentation vorbereitet und die Sprechtexte vor dem Kunden geprobt.

Die Aufgabe des Proposalexperten umfasst auch das Kürzen von umfangreichen Präsentationen auf den wirklich wesentlichen Inhalt. Bei der Besprechung der Unterlagen fiel vor allem eine Präsentationsfolie aus dem Rahmen der übrigen Präsentation. Sie enthielt mehrere Fließtexte und Grafiken, die nahtlos ineinander überzugehen schienen. Die Fülle an Informationen – dicht gedrängt zusammengerückt – machten es schier unmöglich, den Inhalt dieser Folie aufzunehmen.

Bei der Vorbesprechung bestand der verantwortliche Projektleiter allerdings darauf, diese Folie unverändert beizubehalten. Die Auswahl dieser speziellen Folie sei nicht verhandelbar. Sie sei bisher in jedem seiner Pitchdecks enthalten gewesen und beinhaltet sämtliche Informationen für alle denkbaren Szenarien.

Nachdem diese Diskussion aus Sicht des Proposalexperten zu keinem befriedigenden Ergebnis führte, entschied er sich zu einer ungewöhnlichen Taktik. In der nächsten Kaffeepause kopierte er alle Agendapunkte für diesen Vorbereitungstermin in dasselbe Folienformat, dessen Inhalt er zuvor kritisiert hatte. Er schrieb auch seine Anmerkungen und das Feedback aus den Vorbereitungsrunden in diese Folie, so dass sie nach kurzer Zeit ebenso überfrachtet und unübersichtlich wirkte, wie die Folie aus dem ursprünglichen Foliendeck.

Nach der Pause warf er die Folie an die Wand und bat die anwesenden Teammitglieder, sich die Inhalte der Folie zu verinnerlichen, da sie die wichtigsten Erkenntnisse beinhalte, die für den bevorstehenden Kundentermin besonders wichtig seien.

Nach ca. drei Minuten wechselte er die Folie. Der Projektmanager protestierte, es sei unmöglich, innerhalb so kurzer Zeit die Fülle an Inhalten aufzunehmen und sich etwas davon zu merken. Woraufhin der Proposalexperte erwiderte, dass er die Inhalte in exakt derselben Schriftgröße in denselben Folienmaster einkopiert habe, der auf keinen Fall geändert werden sollte.

Man einigte sich daraufhin darauf, die entsprechende Folie doch noch einmal zu überarbeiten. Einige Informationen wurden auf separaten Folien in den Anhang der Präsentation aufgenommen, damit man im Bedarfsfall darauf zugreifen könne.

Takeaway

Bei der Erstellung eines Angebots sollte es immer um den Kunden gehen. Was braucht der Kunde? Was hilft dem Kunden? Eine Präsentationsfolie sollte idealerweise den gesprochen Text ergänzen – nicht ersetzen. Je mehr Text an die Wand projiziert wird, desto mehr lenkt er die Zuhörer ab. Dazu kommt, dass das menschliche Gehirn Informationen filtert und nur einige Kernaussagen direkt im Erinnerungsspeicher ablegt. Die Faustformel für PowerPoint Präsentationen lautet: Maximal 5 Kernaussagen auf eine Folie.

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